Qué Hacer para Administrar y Priorizar las Tareas en la Gestión del Tiempo
A diario hacemos o desarrollamos varias tareas que van de acuerdo con nuestras capacidades y necesidades presentes. No obstante cada tarea difiere de las otras de acuerdo con el nivel de importancia que tenga o de urgencia que requiera en la gestión del tiempo.
Como ejemplo de ello en la gestión del tiempo tenemos las que están relacionadas con metas laborales u objetivos económicos: educación, capacitación, redacción de un informe, desarrollo de un cronograma de actividades, atención al cliente, redactar contenido, etc. y aquellas que permiten solucionar las necesidades cotidianas como alimentación, descanso, darse un baño o cepillar los dientes.
Por último hay otra serie de tareas que realizamos para llenar necesidades humanas tales como las personales o las sentimentales: deportes , diversión y esparcimiento o la vida que tengamos en pareja.
En primer lugar podemos hablar de tres tipos de tareas según el promedio de tiempo que se tarda en ver los resultados:
Tareas clase 1: son las que están definidas a largo plazo y cuyo beneficio por orden de tiempo u otros factores se puede percibir en un periodo de 5 o más años.
Tareas clase 2: son aquellas cuyo beneficio por inversión de tiempo y otros factores es a mediano plazo, entre 3 meses y 2 años y en las cuales se logran los mayores resultados en un plazo de 2 años.
Tareas clase 3: son las que mostrarán resultados en un periodo de 3 meses o menos.
Normalmente estas tareas son de rutina y en caso tal su impacto no prevalece mucho tiempo y no afecta tanto sino se logran.
Existe una regla muy eficaz para la gestión del tiempo que se conoce como la regla 50-30-20 y que se puede aplicar de la siguiente manera:
Dedicar 50% de tu tiempo a las tareas de clase 1 (tareas con beneficio a largo plazo), dedicar 30% del tiempo a las tareas clase 2 (tareas con beneficio a mediano plazo) y dedicar 20% de tu tiempo a las tareas clase 3 (tareas con beneficio a corto plazo).
Asignar este orden de importancia asegurará que alcances tus objetivos más importantes que son aquellos que te darán estabilidad y tranquilidad en el futuro.
Si no te alcanza el tiempo previsto para tus tareas clase 3, puedes postergarlas para el día siguiente. Por el contrario, el 50% del tiempo que dediques a las tareas de clase 1 es imperativo y si fuera el caso podrías quitarte parte del tiempo de las tareas clase 2 para cumplir con la prioridad máxima.
Por ejemplo debes pasar el 50% de tu tiempo diario realizando tareas relacionadas con la implementación de tu negocio o que tengan que ver con tu proyecto en mente de 2 a 5 años.
El 30% de tu tiempo lo puedes dedicar vamos a suponer que el proyecto que tienes es establecer un negocio por internet, a escribir artículos en tu Blog redactando contenido relacionado con la venta de los productos que promocionas o leyendo material de capacitación para el desarrollo de tu negocio.
La idea principal de esta técnica es aprender a sacrificar las cosas urgentes por las que son realmente importantes.
Muchas veces nos alejamos de nuestro objetivo ante la presencia de una tarea que aparenta ser urgente el gestión del tiempo, pero que no es más que una interrupción sin importancia para nuestros planes a mediano y largo plazo.
¿Qué esperas entonces? haz hoy mismo una lista de tus tareas y clasifícalas según su orden de importancia. Y para esta semana comprométete a respetar la regla 50-30-20 para completar esas tareas diarias.Quiero que me cuentes en los comentarios los cambios que observaste desde que implementaste este método y fíjate si debes hacer algunos ajustes en las proporciones de tiempo. Me gustará saber de que forma mejoras estas técnicas, según tu caso específico.
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